'e-Ciof' traz eficiência e economia na tramitação de documentos
Por Alcione Coutinho, postado em 12/05/2015
Fotos Claudio Postay
Já está no ar o "Sistema Eletrônico de Comunicação Interna e Ofícios" (e-Ciof). O e-Ciof é um sistema para tramitação eletrônica de documentos. A ideia é substituir a remessa de papéis em processos internos. O software foi desenvolvido pelos servidores da Subsecretaria de Informação (SubTI) da Prefeitura de Cariacica. Com esse programa, a Prefeitura economizará de R$ 150 mil a R$ 250 mil anualmente.
Além da economia, o e-Ciof (pode ser acessado no endereço www.cariacica.es.gov.br/e-ciof) também contribuirá com a sustentabilidade – uma vez que não será necessário gasto de papel, nem de gasolina, pois o motorista não precisará ser acionado para a entrega de documentos em secretarias fora do prédio da Prefeitura. O programa também preza pela segurança devido à assinatura eletrônica.
Segurança de dados
Vem de longe o costume de repartições públicas e privadas fazerem uso das circulares internas, as famosas CIs, para emitir avisos, comunicados, decisões e solicitações. E, quando se trata de assuntos externos, os chamados ofícios assumem essa tarefa de propagar a mensagem. Em ambos os casos, o uso de papel gera gastos excessivos com impressão, combustível, motorista e entregador, não havendo garantia de eficiência de resultados, devido às perdas, por exemplo.
Por isso, a SubTI criou o e-Ciof que dispõe de alta segurança de dados e permite criar CIs e ofícios com modelo e padrão. “Combinamos a intranet e a solução de e-mail em uma única plataforma que visa dar eficiência e economia para a Administração”, ressaltou Michel Silva, subsecretário de TI. Ainda de acordo com o subsecretário, esse sempre foi um dos grandes desafios: transformar o que era oneroso para a Administração, em algo eficiente e econômico.
Para se chegar a essa inovação, foi preciso primeiro, implantar uma solução de e-mail corporativo, a custo zero, com um software livre. O segundo passo foi a criação da intranet, com informações de interesse dos servidores.
“Dados esses passos, criamos a e-Ciof”, detalhou Silva. Já está em estudo e em desenvolvimento um servidor de arquivos unificado das diversas secretarias, unidades de saúde e escolas, de modo a garantir segurança e confidencialidade dos dados institucionais em bases eletrônicas. Também está em andamento a normatização de documentos, que terão nomenclatura e versão padrão, garantindo um melhor controle de informações e eficiência no uso.
Além da economia, o e-Ciof (pode ser acessado no endereço www.cariacica.es.gov.br/e-ciof) também contribuirá com a sustentabilidade – uma vez que não será necessário gasto de papel, nem de gasolina, pois o motorista não precisará ser acionado para a entrega de documentos em secretarias fora do prédio da Prefeitura. O programa também preza pela segurança devido à assinatura eletrônica.
Segurança de dados
Vem de longe o costume de repartições públicas e privadas fazerem uso das circulares internas, as famosas CIs, para emitir avisos, comunicados, decisões e solicitações. E, quando se trata de assuntos externos, os chamados ofícios assumem essa tarefa de propagar a mensagem. Em ambos os casos, o uso de papel gera gastos excessivos com impressão, combustível, motorista e entregador, não havendo garantia de eficiência de resultados, devido às perdas, por exemplo.
Por isso, a SubTI criou o e-Ciof que dispõe de alta segurança de dados e permite criar CIs e ofícios com modelo e padrão. “Combinamos a intranet e a solução de e-mail em uma única plataforma que visa dar eficiência e economia para a Administração”, ressaltou Michel Silva, subsecretário de TI. Ainda de acordo com o subsecretário, esse sempre foi um dos grandes desafios: transformar o que era oneroso para a Administração, em algo eficiente e econômico.
Para se chegar a essa inovação, foi preciso primeiro, implantar uma solução de e-mail corporativo, a custo zero, com um software livre. O segundo passo foi a criação da intranet, com informações de interesse dos servidores.
“Dados esses passos, criamos a e-Ciof”, detalhou Silva. Já está em estudo e em desenvolvimento um servidor de arquivos unificado das diversas secretarias, unidades de saúde e escolas, de modo a garantir segurança e confidencialidade dos dados institucionais em bases eletrônicas. Também está em andamento a normatização de documentos, que terão nomenclatura e versão padrão, garantindo um melhor controle de informações e eficiência no uso.
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