Cariacica vai economizar até R$ 250 mil com uso da tecnologia
Por Marlon Marques, postado em 20/11/2015
O “Sistema Eletrônico de Comunicação Interna e Ofícios” (e-Ciof) começa a funcionar na Prefeitura de Cariacica e vai gerar uma economia anual de até R$ 250 mil. Trata-se de um sistema para tramitação eletrônica de documentos, que substitui a remessa de papéis em processos internos. O software foi desenvolvido pelos servidores da Subsecretaria de Informação (SubTI) da Prefeitura de Cariacica. Com esse programa, a Prefeitura economizará de R$ 150 mil a R$ 250 mil anualmente.
O último passo foi tomado em reunião entre o prefeito Geraldo Luzia Junior e todos os secretários. Durante o encontro, técnicos da SubTI demonstraram o funcionamento do sistema e listaram as principais vantagens, como celeridade e economicidade. O prefeito encerrou o encontro determinando que até janeiro todos os processos internos sejam tramitados eletronicamente.
"Em momento de queda de arrecadação, esta é mais uma medida que permite reduzirmos o custeio da máquina pública e respeito com o dinheiro do povo. Temos que usar cada vez mais a tecnologia para diminuir a burocracia e o tempo de resposta aos munícipes, para que tenhamos um serviço público mais eficiente", comentou Juninho.
Além da economia, o e-Ciof (pode ser acessado no endereço www.cariacica.es.gov.br/e-ciof) também contribuirá com a sustentabilidade – uma vez que não será necessário gasto de papel, nem de gasolina, pois o motorista não precisará ser acionado para a entrega de documentos em secretarias fora do prédio da Prefeitura. O programa também preza pela segurança devido à assinatura eletrônica. Outra novidade é que o setor que enviar o documento saberá quando ele for lido, garantindo assim retorno das informações.
Segurança de dados
Vem de longe o costume de repartições públicas e privadas fazerem uso das circulares internas, as famosas CIs, para emitir avisos, comunicados, decisões e solicitações. E, quando se trata de assuntos externos, os chamados ofícios assumem essa tarefa de propagar a mensagem. Em ambos os casos, o uso de papel gera gastos excessivos com impressão, combustível, motorista e entregador, não havendo garantia de eficiência de resultados, devido às perdas, por exemplo.
Por isso, a SubTI criou o e-Ciof que dispõe de alta segurança de dados e permite criar CIs e ofícios com modelo e padrão. “Combinamos a intranet e a solução de e-mail em uma única plataforma que visa dar eficiência e economia para a Administração”, ressaltou Michel Silva, subsecretário de TI. Ainda de acordo com o subsecretário, esse sempre foi um dos grandes desafios: transformar o que era oneroso para a Administração, em algo eficiente e econômico.
Para se chegar a essa inovação, foi preciso primeiro, implantar uma solução de e-mail corporativo, a custo zero, com um software livre, que já está implantado com sucesso. O segundo passo foi a criação da intranet, com informações de interesse dos servidores.
“Dados esses passos, criamos a e-Ciof”, detalhou Silva. Agora chegou o momento de aplicarmos na prática este procedimento. A primeira fase será a definição de servidores responsáveis por esta comunicação em cada secretaria. Assim que isto estiver alinhavado e todos devidamente inteirados, chega de papel. Esperamos que até o início de janeiro estejamos com 100% de uso do sistema", afirmou Silva.
O último passo foi tomado em reunião entre o prefeito Geraldo Luzia Junior e todos os secretários. Durante o encontro, técnicos da SubTI demonstraram o funcionamento do sistema e listaram as principais vantagens, como celeridade e economicidade. O prefeito encerrou o encontro determinando que até janeiro todos os processos internos sejam tramitados eletronicamente.
"Em momento de queda de arrecadação, esta é mais uma medida que permite reduzirmos o custeio da máquina pública e respeito com o dinheiro do povo. Temos que usar cada vez mais a tecnologia para diminuir a burocracia e o tempo de resposta aos munícipes, para que tenhamos um serviço público mais eficiente", comentou Juninho.
Além da economia, o e-Ciof (pode ser acessado no endereço www.cariacica.es.gov.br/e-ciof) também contribuirá com a sustentabilidade – uma vez que não será necessário gasto de papel, nem de gasolina, pois o motorista não precisará ser acionado para a entrega de documentos em secretarias fora do prédio da Prefeitura. O programa também preza pela segurança devido à assinatura eletrônica. Outra novidade é que o setor que enviar o documento saberá quando ele for lido, garantindo assim retorno das informações.
Segurança de dados
Vem de longe o costume de repartições públicas e privadas fazerem uso das circulares internas, as famosas CIs, para emitir avisos, comunicados, decisões e solicitações. E, quando se trata de assuntos externos, os chamados ofícios assumem essa tarefa de propagar a mensagem. Em ambos os casos, o uso de papel gera gastos excessivos com impressão, combustível, motorista e entregador, não havendo garantia de eficiência de resultados, devido às perdas, por exemplo.
Por isso, a SubTI criou o e-Ciof que dispõe de alta segurança de dados e permite criar CIs e ofícios com modelo e padrão. “Combinamos a intranet e a solução de e-mail em uma única plataforma que visa dar eficiência e economia para a Administração”, ressaltou Michel Silva, subsecretário de TI. Ainda de acordo com o subsecretário, esse sempre foi um dos grandes desafios: transformar o que era oneroso para a Administração, em algo eficiente e econômico.
Para se chegar a essa inovação, foi preciso primeiro, implantar uma solução de e-mail corporativo, a custo zero, com um software livre, que já está implantado com sucesso. O segundo passo foi a criação da intranet, com informações de interesse dos servidores.
“Dados esses passos, criamos a e-Ciof”, detalhou Silva. Agora chegou o momento de aplicarmos na prática este procedimento. A primeira fase será a definição de servidores responsáveis por esta comunicação em cada secretaria. Assim que isto estiver alinhavado e todos devidamente inteirados, chega de papel. Esperamos que até o início de janeiro estejamos com 100% de uso do sistema", afirmou Silva.
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