Prefeitura adota emissão digital de CI’s e ofícios

Vem de longe o costume de repartições públicas e privadas fazerem uso das circulares internas, as famosas CI’s, para emitir avisos, comunicados, decisões e solicitações. E, quando se trata de assuntos externos, os chamados ofícios assumem essa tarefa de propagar a mensagem. Em ambos os casos, o uso de papel gera gastos excessivos com impressão, combustível, motorista e entregador, não havendo garantia de eficiência de resultados, devido às perdas, por exemplo. Por isso, a Subsecretaria de Tecnologia de Informação (Sub-TI), de Cariacica, criou o “Sistema Eletrônico de Comunicação Interna e de Ofícios” (e-Ciof). O sistema será disponibilizado a todos os servidores na última semana de janeiro. O e-Ciof dispõe de alta segurança de dados e permite criar CI’s e ofícios com modelo e padrão. “Combinamos a intranet e a solução de e-mail em uma única plataforma que visa dar eficiência e economia para a Administração”, ressaltou Michel Silva, subsecretário de TI. Ainda de acordo com o subsecretário, esse sempre foi um dos grandes desafios: transformar o que era oneroso para a Administração, em algo eficiente e econômico. Para se chegar a essa inovação, foi preciso, primeiro, implantar uma solução de e-mail corporativo, a custo zero, com um software livre. O segundo passo foi a criação da intranet, com informações de interesse dos servidores. “Dados esses passos, criamos a e-Ciof”, detalhou Silva. Já está em estudo e em desenvolvimento um servidor de arquivos unificado das diversas secretarias, unidades de saúde e escolas, de modo a garantir segurança e confidencialidade dos dados institucionais em bases eletrônicas. Também está em andamento a normatização de documentos, que terão nomenclatura e versão padrão, garantindo um melhor controle de informações e eficiência no uso.